Инструкция По Делопроизводству В Больнице
Хочу составить номенклатуру дел и инструкцию по делопроизводству. Примерная инструкция по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края. Приказом министра здравоохранения Хабаровского края от 15 августа 2008 года N 289. ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края (с изменениями на 22 сентября 2008 года). Общие положения.. «Краевая клиническая больница N 2». При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Локальные нормативные акты составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. О таких документах, как устав и положения (об организации, структурном подразделении, коллегиальном органе и определенной сфере деятельности), должностная инструкция, вы уже знаете. В этой статье мы расскажем вам об инструкции по делопроизводству. Процесс управления документацией отражается в разных документах (положениях, инструкциях, регламентах). В частности, в инструкции по делопроизводству. По закону каждая организация должна иметь внутренние организационные документы по делопроизводству. Одним из важных нормативных документов будет инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству организации устанавливает единую систему работы со служебными документами, но существуют и иные виды документов системы менеджмента качества, требующие управления. Назначение инструкции по делопроизводству В инструкции по делопроизводству закрепляется технология создания, использования, обработки, архивного хранения документов. Кроме того, инструкция по делопроизводству не только регламентирует делопроизводство в целом. Она содержит правила, регламентирующие работу ответственных за делопроизводство лиц.
Инструкция по делопроизводству, устанавливающая порядок работы со служебными документами организации, правила их создания, хранения, подготовки к сдаче в архив, требования к их содержанию и оформлению. Как правило, это весьма внушительный локальный нормативный документ с большим количеством приложений.
Инструкция по делопроизводству организации должна устанавливать порядок разработки и согласования проекта документа, а также ответственность должностных лиц. Традиционно инструкция по делопроизводству включает в себя требования к порядку работы с входящими, исходящими, внутренними документами, контролю за исполнением документов и поручений руководства, правила подготовки и оформления документов в организации, их хранения и т. Место инструкции по делопроизводству в процессе управления документацией Весь процесс управления документацией в организации может быть отражен в разных документах (положениях, инструкциях, регламентах), в их числе, например:.
инструкция по делопроизводству;. регламент «Порядок работы с внутренними нормативными документами»;. регламент «Порядок работы с внешними нормативными документами»;. регламент «Порядок работы с положениями о подразделениях и должностными инструкциями» и т.
Инструкция по делопроизводству занимает важное место в этой системе нормативных документов. Инструкция по делопроизводству в системе менеджмента качества Если компания внедряет систему менеджмента качества, вносить много изменений в инструкцию по делопроизводству не придется. Порядок работы со служебными документами в большинстве организаций строго определен.
При грамотном и гибком подходе в разработке системы менеджмента качества инструкция по делопроизводству становится не «лишним документом», а значимым элементом системы менеджмента качества. Инструкция по делопроизводству – регулятор документационного обеспечения Основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству. Ее назначением является регламентация всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации. Установленные инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы ДОУ, но и для всех специалистов, работающих с документацией.
Типовая Инструкция По Делопроизводству
Поэтому ее размножают в нужном количестве экземпляров, чтобы каждый сотрудник в случае необходимости мог ознакомиться с правилами составления, оформления документов и т. Текст инструкции по делопроизводству, как и других организационных документов, состоит из пронумерованных разделов, имеющих заголовки для удобства пользования содержащейся в ней информацией. Структура инструкции по делопроизводству В структуру текста включают раздел «Общие положения» и тематические разделы. В разделе «Общие положения» устанавливаются: сфера распространения инструкции, ее назначение, ответственность за несоблюдение норм документационного обеспечения управления.
Кроме того, должно быть определено подразделение (или работники), которое отвечает за делопроизводство в организации в целом и в ее структурных подразделениях. Важной составляющей данного блока информации являются государственные нормативные акты и методические документы межотраслевого или отраслевого действия, на которых основаны нормы и правила конкретной инструкции по делопроизводству. Любая инструкция, в том числе и инструкция по делопроизводству, является документом длительного действия. Поэтому в разделе «Общие положения» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ранее действующего документа введением в действие нового. Тематические разделы инструкции по делопроизводству Тематические разделы составляют правила, которые охватывают всю последовательность работы с документами. Можно выделить три основные части содержания инструкции.Первая часть – это документирование управленческой деятельности организации.
В нее включаются: вопросы, связанные с составом управленческой документации; общие правила подготовки и оформления документов, включая правила оформления реквизитов документов; правила подготовки и оформления отдельных видов документов, их размножения, оформления и заверения копий; порядок изготовления, использования и хранения бланков, печатей и штампов. Вторую часть текста инструкции по делопроизводству составляют разделы, посвященные организации документооборота. В это понятие входит следующее: вопросы, касающиеся приема, обработки и распределения поступившей документации, а также отправки исходящих документов; перемещение документов внутри организации; определение основных инстанций движения документов и правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов на каждом этапе; правила обработки документов, поступающих (или отправляемых) по электронным или факсимильным каналам связи; порядок учета общего объема документооборота, а в случае необходимости – и объема документооборота отдельных структурных подразделений. Отдельными разделами закрепляются правила регистрации документов, порядок ведения справочной работы и контроля исполнения документов. Другими словами, инструкцией по делопроизводству должен быть определен детальный порядок обработки документов при их движении с момента создания или получения до окончания исполнения или отправки из организации. Важнейшим направлением деятельности по документационному обслуживанию является организация оперативного хранения документов, законченных делопроизводством, и их подготовка к передаче на дальнейшее архивное хранение.
Порядок проведения такой работы закрепляется в третьей части инструкции по делопроизводству. В соответствующих разделах устанавливаются правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел; правила хранения документов в службе ДОУ и структурных подразделениях. Отдельными разделами закрепляются вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов для установления сроков их хранения, отбора для уничтожения или передачи на дальнейшее хранение; устанавливаются требования к составлению описей дел, подготовке и оформлению самих передаваемых дел. Приложения инструкции по делопроизводству Важное практическое значение имеют приложения к инструкции. В их состав включают необходимые справочные материалы; образцы бланков и оттисков печатей, штампов; образцы заполнения форм документов, оформления видов документов, применяемых в управленческой деятельности конкретной организации; перечни документов, требующих утверждения или проставления оттисков печатей и т. Каждая организация может формировать свой состав тематических разделов.
Так, например, если в организацию поступает значительное количество обращений граждан, она может включить в свою инструкцию соответствующий раздел. Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. Являясь локальным нормативным актом, инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа.
И в том, и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения со ссылкой на должность и дату утверждения или на распорядительный документ, его дату и номер. О регламентах и других видах внутренних организационных документов: положениях, устанавливающих порядок и правила формирования дел, разработки номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности, определения сроков хранения документов и передачи их на хранение в архив организации, – читайте в следующем номере журнала. © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» - портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197.
Инструкция по делопроизводству (образец заполнения) ЗАО 'Малый кадр' УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ИНСТРУКЦИЯ Подпись В.И. Драгин по делопроизводству 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО 'Малый кадр' единую систему подготовки и качественного оформления документов, правила рациональной организации их учета, поиска, контроля за исполнением и хранения. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников ЗАО 'Малый кадр'.
Инструкция разработана с учетом использования во всех отделах ЗАО 'Малый кадр' автоматизированной системы 'XXXXX', предназначенной для составления документов, их регистрации, контроля за исполнением с помощью персональных компьютеров. Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются секретарем генерального директора ЗАО 'Малый кадр'. Обеспечение ЗАО 'Малый кадр' оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями осуществляет административный отдел. Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет сектор информационных технологий.
Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в отделах возлагается на директоров ЗАО 'Малый кадр', курирующих соответствующие отделы. Директора обязаны: - рассматривать все документы в день их получения; - требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений; - своевременно докладывать генеральному директору о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения документов; - принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону; - знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов 2.1.
Прием входящей корреспонденции осуществляется помощником менеджера административного отдела, при этом проверяются правильность ее доставки и наличие приложений. Вскрывается вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой 'Лично', которая вручается непосредственно адресату. Принятая корреспонденция передается в Дирекцию для последующей обработки и доклада генеральному директору или директорам, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в их компетенцию. Регистрация документов осуществляется централизованно в Дирекции путем занесения данных в компьютер (в журнал регистрации полученных документов). На полученных документах в нижней части лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО 'Малый кадр' и указанием даты поступления документа, а также его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается соответствующая отметка: '+ приложение на 2 л.'
Регистрация документа производится однократно секретарем генерального директора. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. При необходимости детального рассмотрения вопроса секретарь проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо-ответ, то к нему прикрепляется инициативное письмо. В результате рассмотрения документа генеральным директором на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в журнал регистрации полученных документов.
Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить в Дирекцию информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного документа сообщаются дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.
На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку 'В дело N', а также отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью и ставит дату. Затем документ подшивается в соответствующее дело. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату.
В случае потери документа исполнитель немедленно извещает об этом директора-куратора и секретаря генерального директора. Контроль за исполнением документов 3.1.
В ЗАО 'Малый кадр' устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право генеральный директор ЗАО 'Малый кадр'. Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на секретаря генерального директора. Директора проводят выборочный контроль по существу исполнения указаний генерального директора. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится штамп 'Контроль'. Вся информация об этих документах заносится в контрольный журнал секретарем генерального директора.
Задание снимается с контроля только с разрешения генерального директора или временно замещающего его директора. В течение установленного срока исполнения поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление в процессе исполнения документа дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным. Исполнитель обязан давать секретарю генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать в Дирекцию не позднее дня исполнения для внесения информации в контрольный журнал и снятия документа с контроля. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки.
Ответственность за неисполнение документа (поручения) несут исполнитель и директор, курирующий этот отдел. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в контрольный журнал.
Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО 'Малый кадр'. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 5 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.
Порядок составления и оформления служебных документов 4.1. Документы оформляются в соответствии с образцами документов ЗАО 'Малый кадр', которые находятся в файле exa.doc. Документы ЗАО 'Малый кадр' приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их генеральным директором, а в его отсутствие - заместителем. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Элементами грифа утверждения являются: - слово 'УТВЕРЖДАЮ'; - должность лица, утвердившего документ; - личная подпись и ее расшифровка; - дата утверждения. Подготовка и оформление приказов и распоряжений. Приказ - правовой акт, издаваемый генеральным директором ЗАО 'Малый кадр' или в его отсутствие - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед ЗАО 'Малый кадр'. Посредством приказа генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов. Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения, главным образом, оперативных вопросов.
Подписывать распоряжения имеют право как генеральный директор, так и директора. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО 'Малый кадр'. Тексты этих документов состоят из двух частей: вводной и распорядительной. В вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть начинается словами 'Приказываю' (в приказе) и 'Предлагаю' (в распоряжении). Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Проект приказа и распоряжения согласовываются с юристом, а в части оформления - с секретарем генерального директора.
Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в Дирекции. На оборотной стороне листа приказа, распоряжения дается список лиц для ознакомления, которые ставят подпись и дату против своей фамилии. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела в Дирекции, вторые - вывешиваются секретарем на доске объявлений для ознакомления сотрудников ЗАО 'Малый кадр'. Порядок работы с исходящими документами 5.1. Исходящие документы готовятся на бланках писем ЗАО 'Малый кадр'. Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно.
Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его. Передавать документы на подпись генеральному директору следует через секретаря, который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа генеральному директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично директора или ответственные исполнители. Наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части.
При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит 'На N от ' с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа). Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово 'Копия' перед 2-м, 3-м, 4-м адресатом не проставляется.
Инструкция По Делопроизводству В Районной Больнице
Регистрация исходящих документов 6.1. После проверки правильности оформления документа проставляется исходящий номер. Исходящий номер состоит из: индекса отдела, номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера, который проставляется в Дирекции. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле Дирекции. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле. Данные об исходящем документе заносятся в журнал регистрации отправленных документов секретарем генерального директора.
Индексация отделов ЗАО 'Малый кадр': Дирекция 2 Отдел маркетинга 3 Технический отдел 4 Отдел эксплуатации 5 Бухгалтерия 6 Административный отдел 1 При необходимости дополнительной индексации исходящего номера письма этот вопрос согласовывается с Дирекцией в рабочем порядке. Подписанные руководством документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении, имеющая следующий вид: 'В дело N. Отправлено письмо от N.
Подпись исполнителя, дата'. Составление номенклатуры дел 7.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, которые образуются в делопроизводстве ЗАО 'Малый кадр'. Сводная номенклатура дела должна отражать полный комплекс дел всех отделов ЗАО 'Малый кадр'. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.
Номенклатуры дел отделов подготавливают сотрудники отделов, хорошо знающие задачи и документацию отдела, и визируют руководители отделов. Затем номенклатуры дел представляются на согласование секретарю генерального директора для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО 'МАЛЫЙ КАДР' и утверждения.
Утверждает сводную номенклатуру дел генеральный директор. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: - наименование вида (видов) документа (распоряжения, протоколы, переписка и т.п.), включенного в дело; - определение участка работы или вопроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и копийности документов и т.п. Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины 'дело' и 'документы', если в дело включены документы различных видов.
Составление заголовков 'Разная переписка', 'Дело с отчетностью', 'Руководящие материалы', 'Документы по общим вопросам' и т.п. Не допускается. Образец номенклатуры дел, представляемой в Дирекцию: Примерная форма НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (название отдела) на г.